Los procesos al interior de las organizaciones están cambiando. La llegada de la Tercera Plataforma ha impulsado diversas tendencias, entre ellas la migración desde lo físico hacia lo digital, en lo que respecta a documentación electrónica. Este el modelo de negocios que precisamente se consolidará durante el próximo año; el desarrollo de soluciones basadas en la nube con mayores capacidades, que almacenen gran cantidad de archivos para las empresas y que posibiliten la implementación de la factura, boleta, firma y contrato electrónico en diversas modalidades, en particular, Software As a Service (SaaS).
Es que durante el 2014, el movimiento más importante será la incorporación de los contratos laborales electrónicos y las compañías deben estar preparadas para su llegada definitiva. Esta medida está basada en una plataforma de Internet de alta flexibilidad y seguridad, que permite optimizar el proceso de firma de los documentos asociados y controlar, de manera intuitiva, la firma de los trabajadores y empleadores junto a la recepción, distribución y almacenamiento del documento en sí mismo.
Ahora, para su masificación, los tomadores de decisiones deben conocer los múltiples beneficios de esta solución.
Desde el punto de vista del empleador, no sólo permite ahorrar gastos en administración y aportar a la sustentabilidad, sino que, al ofrecer una plataforma en la nube, se puede acceder a los contratos desde cualquier dispositivo móvil o computador, de manera masiva o unitaria, posibilitando la firma electrónica de los mismos y, a la vez, la consulta y recuperación de los contratos en cualquier momento. Por supuesto, todo bajo el cumplimiento de la Ley N°19.799 sobre firma electrónica y la Ley N° 19.628 sobre la Protección de los Datos Privados de las personas. Adicionalmente, el sistema permite incorporar una capa de gestión nueva a un proceso que, históricamente, ha sido realizado de manera informal. Por ejemplo, consideremos la necesidad del departamento de RR.HH. de realizar la firma del reajuste anual por IPC para todos los colaboradores de la organización sin contratos laborales electrónicos. Al cabo de dos semanas de iniciado el proceso, ¿Puede el departamento de RR.HH. saber exactamente cuántos contratos han sido firmados y cuántos están pendientes?
Ahora bien, no sólo el empleador se ve beneficiado con el desarrollo del contrato laboral electrónico. Gracias a esto, los trabajadores pueden revisar y conocer toda la información de este documento antes de firmarlo, para que tomen una decisión consentida y en pleno conocimiento del acuerdo, teniendo la posibilidad de acceder a ello desde dónde quiera y cuándo quiera. A su vez, reduce las posibilidades de fraude, ya que su firma está comprobada biométricamente y protegida por un sistema de firma digital avanzada. Por último, los trabajadores podrán mantener un respaldo digital de los contratos que han firmado sin necesidad de mantener copias físicas.
Una tendencia que se masificará este año, y que requiere que tanto los trabajadores como las empresas estén preparadas para el cambio, ya que las herramientas para su implementación están a la mano.
Alfredo Guardiola
Gerente General de Paperless
